План проекта необходим, чтобы грамотно организовать и выполнить все связанные с ним действия. Этот документ содержит в себе важную информацию: цели, бюджет, график и многое другое. План работ поможет вам сэкономить время и повысить вероятность успешности проекта.
План проекта. Что это?
План проекта – это схема с ключевыми элементами, реализовав которые команда успешно достигнет поставленных целей. В нем должны присутствовать данные об объеме работ, этапах, сроках выполнения, четко описанный ожидаемый результат.
План проекта необходимо разместить на платформе, доступной каждому участнику команды. Благодаря этому будут осуществляться централизованное планирование и контроль работ.
Как составить план проекта?
Чтобы составить план проекта, необходимо знать, какие элементы должны в нем присутствовать. Расскажем о них далее.
Цели и задачи
В первую очередь необходимо определить цели и задачи проекта. Они станут обоснованием плана работ, помогут команде понять ситуацию и сосредоточиться на главном. По статистике сотрудники, четко знающие, как именно они способствуют достижению общих целей, гораздо более мотивированы на работу.
План проекта станет своеобразным «навигатором» для коллектива. Сотрудники будут двигаться от задачи к задаче на пути к достижению целей. Если эта «путеводная» документация всегда будет под рукой, вероятность ошибок значительно снизится. Готовые цели и задачи нужны также для определения объема и графика работ.
Показатели успешности
После определения целей необходимо найти критерии, оценивающие успешность их достижения. Ключевые показатели должны быть четкими и измеримыми. Например, цель команды – провести конференцию для СЕО-специалистов. А показатель успешности – присутствие на этом мероприятии более 1500 человек.
Заинтересованные стороны и их функции
Для реализации практически любого проекта привлекают сразу нескольких участников. Необходимо прописать в плане проекта, какие именно специалисты в нем принимают участие, а также перечень их обязанностей. Таким образом получится грамотно распределить задачи между сотрудниками.
Бюджет
Обычно для реализации проекта требуются денежные вложения. В составлении бюджета поможет информация о целях и заинтересованных сторонах. К примеру, если в реализации проекта будет участвовать сразу несколько отделов, нужно ли разделить все затраты между ними? Хватит ли имеющихся средств для достижения целей?
Бюджет нужно составить еще на этапе планирования проекта. Это поможет принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в процессе его реализации.
Вехи и ожидаемые результаты
В процессе составления плана проекта нужно определить вехи и ожидаемые результаты. Первые не имеют дат начала и завершения, однако их выполнение становится важным событием. С помощью вех измеряется прогресс. Например, вы создаете новый продукт для собственного бизнеса. Если вы обозначите в качестве вехи создание опытного образца, получится оценить достигнутый прогресс.
Ожидаемый результат проекта участники команды получают, достигнув вехи. Вернувшись к нашему примеру, отметим, что ожидаемым результатом является опытный образец продукта.
Хронология и график
Четкая общая хронология и график работ – важная часть плана проекта. Благодаря привязке по срокам, вы сможете правильно расставить приоритеты и разработать стратегию действий.
Для начала необходимо разбить проект на задачи. Самые крупные из них можно разделить на несколько мелких, чтобы облегчить процесс управления. После этого для каждой задачи и подзадачи нужно установить сроки начала и завершения. Все эти элементы образуют единую хронологию проекта.
План обмена информацией
Как было сказано ранее, практически во всех проектах участвует сразу несколько заинтересованных сторон. Участникам нужно как-то взаимодействовать, чтобы знать, на какой стадии находится работа над проектом и что делать дальше. Также обмен информацией помогает решать возникающие проблемы.
При составлении плана обмена информаций следует определиться с количеством совещаний, актуализацией состояния проекта (размещением данных об обновлении статуса работ), используемыми для коммуникации инструментами.